LISTA ZADAŃ - PRIORYTETY – PDF DO DRUKU

 

Na Konferencji The Think BIG jedna z uczestniczek zapytała mnie, jak konkretnie poradzić sobie z priorytetami w zadaniach, kiedy każde zadanie jest dla niej pilne.

 

W kółko zadanie goni następne pilne zadanie i goni jeszcze bardziej pilne, cały dzień pod presją – w pracy i w domu.

- Pracujesz z kalendarzem? –  zapytałam. - Czasem, bo nawet jak wpiszę, to i tak inne zadania „wskoczą” i ten kalendarz nie ma sensu, często zapomnę tam zaglądnąć.

- A co z listą zadań?

- No tak, oglądałam Twój film. Coś tam piszę i przyczepiam na lodówce.

- Planujesz zadania, czas przeznaczony na przygotowania do wykonania tych zadań?

– Nie, skoro mam listę, to wiem, co mam zrobić.

– Czy układasz zadania wg priorytetów, czyli od najważniejszych do mniej ważnych?

- Nie – słyszę w odpowiedzi.

 

Doba ma tylko 24 godziny i nie da się zrobić wszystkiego „na już”, to wywołuje stres i duży chaos w codziennym życiu. Jakie są wiec sposoby lub techniki, które można wykorzystać do efektywnego planowania zadań i ustalania, które są najważniejsze i w jakiej kolejności je wykonać?

 

Planowanie zadań i planowanie czasu poświęcanego na te zadania, wpisywanie ich do kalendarza, który ma planer (a nie box z datą), w taki sposób, aby oznaczyć ramy czasowe nie tylko na wykonanie samego zadania, ale także na przygotowania do jego wykonania oraz nadawanie zadaniom priorytetów ważności, są niezwykle ważne. O planowaniu czasu pisałam już wcześniej, ten wpis znajdziesz tutaj.

Źle zaplanowane zadania nie tylko powodują, że nie realizujemy tego, co jest najważniejsze, ale sprawia również, że wiele zadań się nakłada oraz wiele z nich odkładamy na „wieczne nigdy”.

Czy da się tego uniknąć? Problem z nadawaniem zadaniom priorytetów ma wiele osób, ale dobra wiadomość jest taka, że można się tego nauczyć w bardzo prosty i szybki sposób.

Problem tkwi w braku planowania i umiejętności precyzowania listy. Nie wystarczy okazjonalny wpis do kalendarza lub listy zadań, która wisi nie uzupełniana na lodówce.

 

Dzisiejszy wpis poświecę więc na priorytety - listę zadań.

 

Oto 7 prostych kroków do ustalania priorytetów zadań:

 

1. Zrób dokładną listę zadań na następny dzień.

2. Zaplanuj dokładnie czas na ich przygotowanie i czas na ich wykonanie.

3. Oznacz na czerwono zadania absolutnie pilne, na niebiesko pilne, na żółto mniej pilne, na zielono takie, które można zrobić pojutrze, na różowo zaplanuj i oznacz czas dla siebie – krótkie przerwy pomiędzy zadaniami.

4. Przeanalizuj listę i poszczególne pozycje - sprawdź 2 razy, być może czerwone uda się zamienić na niebieskie, niebieskie na żółte, a żółte na zielone i dołożyć po 5 min do różowych?

5. Teraz wpisz te zadania i czas na ich przygotowanie do planera w kalendarzu. Kalendarz Google jest świetnym narzędziem, możesz go zainstalować w formie apki także w telefonie i będzie ci przypominał o każdym zadaniu - aplikację na smartfona pobierzesz tutaj.

6. Powtarzaj tą czynność każdego dnia.

7. W taki sam sposób planuj swój tydzień.

Z biegiem czasu dojdziesz to takiej wprawy, że kolor czerwony będzie rzadkim gościem w Twoim kalendarzu.

Aby Ci ułatwić pracę z planowaniem zadań na każdy dzień przygotowałam dla Ciebie gratisową listę zadań do pobrania tutaj.

 

Zobacz również video, które będzie pomocne w układaniu priorytetów i listy zadań:

 

 

CZY TEN ARTYKUŁ JEST DLA CIEBIE WARTOŚCIOWY?

 

Jeśli ten artykuł jest dla Ciebie wartościowy, to będzie mi niezmiernie miło, jak go udostępnisz i podasz dalej. Prowadzę tego bloga po polsku specjalnie dla polskojęzycznej społeczności, wymaga to ode mnie wielkiego zaangażowania biorąc pod uwagę fakt, że nie mieszkam w Polsce, a wszystkie inne publikacje i szkolenia robię w języku angielskim. Tu na blogu dzielę się z Tobą swoją wiedzą i doświadczeniem. Podaj więc dalej i bądź na bieżąco. Dziękuję.

 

FACEBOOK facebook.com/BeaBartlayPL
BLOG beatricebartlay.com/pl/blog
INSTAGRAM instagram.com/beabartlay
YOUTUBE youtube.com/c/BeatriceBartlay

NEWSLETTER goo.gl/vKzrLm

Dołącz do grup na Facebooku:
Work Smart Not Hard i Globalne Forum Rozwoju Biznesowego

Kliknij i przeczytaj pozostałe wpisy tutaj.